Automatischer Postversand (MyPostcard)
- Julia Schäfer
In Kürze können Gutscheine auch ganz automatisch mit Hilfe unseres Partners MyPostcard verschickt werden. Alles Wissenswete dazu erfahren Sie auf dieser Seite.
Inhalt
Was ist MyPostcard?
MyPostcard ist ein Dienstleister, der online erstellte Grußkarten druckt und per Post verschickt. Der Partner kann in VoucherBooking 3 integriert werden. Sinn der Schnittstelle ist, dass die Gutscheine per Knopfdruck an MyPostcard übermittelt, dort gedruckt und automatisch per Post verschickt werden. Die Gutscheine kommen dann in einem Umschlag mit Briefmarke an der angegebenen Adresse an.
Pro versendeter Karte berechnet MyPostcard 2,49 € (Stand März 2024) und rechnet diese Gebühr monatlich direkt mit dem Hotel ab. HotelNetSolutions berechnet für die Integration der Schnittstelle eine einmalige Einrichtungsgebühr. Für weitere Informationen dazu wenden Sie sich gerne an unser Sales Team:
T +49 (0) 30 770193 000 (Mo-Fr 09:00 - 17:00 Uhr)
Das Onboarding
Sofern Sie einen automatischen Versand für Ihre Gutscheine wünschen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir geben Ihnen die Kontaktdaten von MyPostcard, damit dort ein Account für Sie erstellt wird. MyPostcard benötigt dafür den vollständigen Hotelnamen, die Adresse des Hotels sowie die Steuernummer/VAT ID. Nachdem der Account erstellt wurde, erhalten Sie Ihre Hotel ID/Campaign ID von MyPostcard. Diese teilen Sie mit Ihrem zuständigen Projektleiter bei HotelNetSolutions mit.
Sobald MyPostcard aktiviert ist, können Sie mit der Einrichtung starten und sollten diese auch zeitnah abschließen. Am besten bereiten Sie sich dafür schon alles vor, damit Sie direkt loslegen können, sobald die Schnittstelle eingerichtet ist.
Die Einstellungen
Bitte stellen Sie die Adressfelder (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt) als Pflichtfelder ein. Nur wenn wir MyPostcard auch Adressdaten übermitteln, kann der Gutschein ausgestellt und verschickt werden.
Pro Gutschein müssen Sie ein Foto für die Vorderseite (Außenseite) des Gutscheins einstellen. Ohne dieses Foto kann der Gutschein nicht an MyPostcard übermittelt werden - abgesehen davon, dass die Karte ohne Foto auf der Vorderseite nicht schön aussehen würde. Es gibt NICHT die Möglichkeit, mehrere Außenansichten zur Wahl zu stellen. Sie müssen sich auf ein Foto festlegen, das kann auch nicht vom Käufer angepasst werden.
Pro Gutschein müssen Sie einen kurzen Beschreibungstext festlegen. Dafür gibt es eine Zeichenbegrenzung auf 200 Zeichen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass man nur Fließtext eingeben darf, keine Zeilenumbrüche und andere Formatierungscodes, da dies vom Versanddienstleister nicht unterstützt wird und zu Fehlern führt. 200 Zeichen sind nicht viel, aber anders ist es leider nicht möglich, weil der Platz auf der Klappkarte stark eingeschränkt ist. Zudem müssen wir ein bisschen Platz für Attribute und Extraleistungen reservieren, denn es kann Hotels geben, die damit arbeiten.
Bitte denken Sie daran, den Beschreibungstext an der richtigen Stelle zu hinterlegen: Wenn Sie mit Personenpreisen arbeiten, muss der Text im Bereich der Personenpreise eingetragen werden. Auch dort gilt die Beschränkung auf 200 Zeichen.
À propas Attribute und Extraleistungen: Es kann sein, dass der Platz auf der Beschreibungsseite zu knapp wird, wenn ein Käufer z.B. 2 Attribute und 5 Extraleistungen wählen kann/muss. Bis zu ein Attribut + eine Extraleistung sind ok, mehr sollten unbedingt vermieden werden.
Das Foto auf der Innenseite der Klappkarte kann der Käufer selbst wählen/hochladen (wie bei den Bastelgutscheinen auch).
Besonderheiten: Was gibt es zu beachten?
Leider ist es aktuell nicht möglich, individuelle Schriftarten für die MyPostcard Gutscheine zu verwenden. Der Dienstleister gibt die Schriftarten fest vor und wir von HotelNetSolutions mussten global, für alle Hotels eine Auswahl treffen. Wir haben für die Beschreibungstexte eine neutrale Schriftart gewählt und für die Widmung, eine die sich von der Beschreibungs-Schriftart abhebt und etwas an eine Handschrift erinnert.
Leider ist es ebenfalls nicht möglich, den Titel des Gutscheins zu formatieren (größere Schriftart oder fett).
Ebenfalls ist es nicht möglich, Aufzählungszeichen zu verwenden oder den Text generell zu zentrieren.
Der Ablauf
Wenn ein Gutschein gekauft wurde, wird er in der Bestellübersicht angezeigt. Sie müssen ihn dann zuerst auf "bezahlt" setzen, wenn das die Zahlungsschnittstelle nicht automatisch macht. Nur als “bezahlt” markierte Gutscheine können an MyPostcard übermittelt werden.
Nachdem der Gutschein als "bezahlt" markiert wurde, schicken Sie den Gutschein per Knopfdruck manuell an MyPostcard. Dieser Schritt muss immer manuell vorgenommen werden, auch wenn eine Zahlungsschnittstelle im Einsatz ist. Eventuell kann dieser Arbeitsschritt später einmal automatisiert erfolgen. Gerade jetzt in der Anfangsphase war es uns jedoch sicherer, Ihnen die volle Kontrolle zu geben. Wir möchten damit verhindern, dass durch technische Fehler (die in der Anfangsphase evtl. auftreten können) Gutscheine an MyPostcard geschickt werden, obwohl Sie kein Geld erhalten haben. MyPostcard würde dann einen unbezahlten Gutschein ausstellen und verschicken und Sie mpüssten dafür 2,49 € an MyPostcard zahlen. Durch den manuellen Schritt haben Sie die Möglichkeit, erst einmal zu prüfen, ob das Geld angekommen ist und erst wenn sicher ist, dass der Gutschein auch wirklich bezahlt ist, wird er ausgestellt und verschickt.
Nachdem der Gutschein an MyPostcard übermittelt wurde, erhalten wir als Response von MyPostcard das PDF zum Gutschein. Es ist leider nicht möglich, das PDF zu erhalten, bevor der Gutschein an MyPostcard übermittelt wird, weil das PDF von MyPostcard erstellt wird und das kann erst dann erstellt werden, wenn die Daten übermittelt wurden. Um das PDF einsehen zu können, muss man die Bestellübersicht einmal neu laden, bevor man auf das PDF Symbol klickt.
Hier kann man übrigens einsehen, wann ein Gutschein zu MyPostcard geschickt wurde: