Kunden-Portal

Inhalt

Kunden

Ratecodes vs. Ratentypen

Bis zur Version 4 der OnePageBooking war es möglich, einzelne Ratecodes direkt mit Kunden zu verknüpfen. Seit der Version 5 ist das nicht mehr möglich. Einem Kunden müssen zwingend buchbare Ratentypen zugeordnet werden.

Bitte arbeiten Sie im Kundenportal zukünftig wie folgt:

Nachdem Sie den Datensatz für Ihren (neuen) Kunden angelegt haben, stellen Sie ein, was dieser buchen darf:

Open

Ggf. müssen Sie den Ratentypen, der die mit der Firma vereinbarten Konditionen enthält, zuerst anlegen.

Bilder

An dieser Stelle erhalten Sie die Option, für jeden Kunden ein eigenes Headerbild für dessen Loginbereich einzustellen. Haben Sie eine “Bühne” für den Corporate-Bereich eingestellt und dem Kunden ein eigenes Foto zugeordnet, wird immer das Foto dargestellt. Haben Sie für einen Kunden kein eigenes Foto geladen, zeigt die OnePageBooking 6 automatisch die Bühne des Corporate-Bereiches.

Open

Einstellung Formularfelder

Mit Hilfe der OnePageBooking 6 können Sie die Formularfelder so gezielt einstellen, wie nie zuvor. Das erspart eventuell nicht nur Ihnen Zeit & Arbeit, sondern auch Ihren Buchern.

Insgesamt vier Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

• Formularfelder für Rechnungsanschrift und individuelle Zahlungsarten MAXIMALE FLEXIBILITÄT

• Formularfelder für Rechnungsanschrift und Abfrage Selbstzahler/Kostenübernahme

• Keine Formularfelder für Rechnungsanschrift und individuelle Zahlungsarten

• Keine Formularfelder für Rechnungsanschrift und Abfrage Selbstzahler/Kostenübernahme SCHNELL & EINFACH

Formularfelder für Rechnungsanschrift und individuelle Zahlungsarten MAXIMALE FLEXIBILITÄT

Vorteile:

• Bucher können die Standard-Rechnungsanschrift bei Bedarf anpassen

• Sie können unterschiedlichste Zahlungsarten anbieten

• Einsatz von Zahlungsschnittstellen ist möglich

Zu beachten:

• Die Zahlungsarten müssen zuvor vom Hotel angelegt und mit der richtigen Reservierungsbedingung verknüpft werden.

Einrichtung

HotelControl → Kunden-Portal → Benutzer

HotelControl → Policies → Zahlungsartgruppen

• Zahlungsartgruppe anlegen

HotelControl → Policies → Zahlungsarten

• Zahlungsartgruppe auswählen und dieser Zahlungsarten hinzufügen, die im Kundenportal zur Verfügung stehen sollen

HotelControl → Policies → Reservierungsbed.

• gewünschte Zahlungsartgruppe in entsprechender Reservierungsbedingung verknüpfen

HotelControl → Rates → Ratentypen

• zuvor eingestellte Reservierungsbedingung in dem Ratentypen hinterlegen, der im Kundenportal buchbar sein soll

Formularfelder für Rechnungsanschrift und Abfrage Selbstzahler/Kostenübernahme

Vorteile:

• Bucher können die Standard-Rechnungsanschrift bei Bedarf anpassen

• Sie müssen keine Zahlungsarten anlegen

Zu beachten:

• Der Einsatz von Zahlungsschnittstellen ist mit dieser Variante nicht möglich.

Einrichtung

HotelControl → Kunden-Portal → Benutzer

HotelControl → Policies → Zahlungsartgruppen

• Zahlungsartgruppe anlegen

HotelControl → Policies → Zahlungsarten

• Keine Aktion erforderlich! Die zuvor angelegte Zahlungsartgruppe bleibt leer.

HotelControl → Policies → Reservierungsbed.

• leere Zahlungsartgruppe in entsprechender Reservierungsbedingung verknüpfen

HotelControl → Rates → Ratentypen

• zuvor eingestellte Reservierungsbedingung in dem Ratentypen hinterlegen, der im Kundenportal buchbar sein soll

Keine Formularfelder für Rechnungsanschrift und individuelle Zahlungsarten

Vorteile:

• Verkürzte Buchungsseite

• Sie können unterschiedlichste Zahlungsarten anbieten

• Einsatz von Zahlungsschnittstellen ist möglich

Zu beachten:

• Als Rechnungsanschrift wird die Anschrift bestätigt, die In HotelControl im Kundenkontakt hinterlegt ist.

• Die Zahlungsarten müssen zuvor vom Hotel angelegt und mit der richtigen Reservierungsbedingung verknüpft werden.

Einrichtung

HotelControl → Kunden-Portal → Benutzer

HotelControl → Policies → Zahlungsartgruppen

• Zahlungsartgruppe anlegen

HotelControl → Policies → Zahlungsarten

• Zahlungsartgruppe auswählen und dieser Zahlungsarten hinzufügen, die im Kundenportal zur Verfügung stehen sollen

HotelControl → Policies → Reservierungsbed.

• gewünschte Zahlungsartgruppe in entsprechender Reservierungsbedingung verknüpfen

HotelControl → Rates → Ratentypen

• zuvor eingestellte Reservierungsbedingung in dem Ratentypen hinterlegen, der im Kundenportal buchbar sein soll

Keine Formularfelder für Rechnungsanschrift und Abfrage Selbstzahler/Kostenübernahme SCHNELL & EINFACH

Vorteile:

• Verkürzte Buchungsseite

• Sie müssen keine Zahlungsarten anlegen

Zu beachten:

• Als Rechnungsanschrift wird die Anschrift bestätigt, die In HotelControl im Kundenkontakt hinterlegt ist.

• Der Einsatz von Zahlungsschnittstellen ist mit dieser Variante nicht möglich.

Einrichtung

HotelControl → Kunden-Portal → Benutzer

HotelControl → Policies → Zahlungsartgruppen

• Zahlungsartgruppe anlegen

HotelControl → Policies → Zahlungsarten

• Keine Aktion erforderlich! Die zuvor angelegte Zahlungsartgruppe bleibt leer.

HotelControl → Policies → Reservierungsbed.

• leere Zahlungsartgruppe in entsprechender Reservierungsbedingung verknüpfen

HotelControl → Rates → Ratentypen

• zuvor eingestellte Reservierungsbedingung in dem Ratentypen hinterlegen, der im Kundenportal buchbar sein soll

Abrufkontingent in Entwicklung - Direktlink

Abrufkontingente

Die Arbeitsweise hinsichtlich der Abrufkontingente hat sich seit der Version 5 komplett geändert.

Bitte folgenden Sie nun dieser Anleitung:

Abrufkontingente sind ein festes Zimmerkontingent , das man einem Vertragspartner für einen bestimmten Aufenthaltszeitraum fest zugesagt hat. Für ein solches Kontingent werden in der Regel Sonderkonditionen angeboten. Jeder Teilnehmer der Veranstaltung bucht sich sein Zimmer selbst aus diesem Kontingent (der Abruf erfolgt also nicht über eine Namensliste durch den Veranstalter). Alle Zimmer, die bis zu einem vereinbarten Stichtag nicht abgerufen wurden, fallen automatisch in den freien Hotelverkauf zurück.

Wenn Sie ein Abrufkontingent über HotelControl und damit über Ihre OnePageBooking buchbar machen möchten, sollten Sie die Zimmer in Ihrer Hotelsoftware auf jeden Fall blocken, damit sie nicht doppelt, also über die Public Seite und über das Abrufkontingent verkauft werden können.

Abrufkontingente sind nicht mit der Hotelsoftware verknüpfbar. Dennoch bieten sie Vorteile:

• Die Gäste buchen ihr Zimmer selbständig online, niemand muss die Reservierung telefonisch entgegen nehmen oder per E-Mail bearbeiten.

• Durch die Reservierung über die OnePageBooking erhält der Bucher nach Buchungsabschluss ganz automatisch eine Reservierungsbestätigung per E-Mail. Wichtig dafür ist allerdings, dass Sie den Text “Zimmerabrufkontingent: Buchungsbestätigung-E-Mail-Text” im Menüpunkt “Texte” in HotelControl gepflegt haben. Falls nicht, bekommt der Bucher eine leere Buchungsbestätigungs-E-Mail.

• Die Buchung wird automatisch an Ihre Hotelsoftware übermittelt (sofern eine Schnittstelle eingerichtet ist) und muss dort nur noch dem Block, also der Veranstaltung, zugeordnet werden.

• Vorbereitung

  • Ratentyp

  • Ratecode

  • Public-Raten

  • Ratenplan

  • Kunde

• Kunde

• Zeitraum

• Verfallsdatum

• Stichwort

• Veranstalter-Passwort

• Bestellerdaten verlangen

• Ratentyp

• Reservierungsbedingung

• Texte

• Sichtbare Zimmertypen

• Enhancement

• Enhancement hinzufügen

• Enhancement entfernen

• Foto

• Wie kann man aus dem Kontingent buchen?

Vorbereitung

Bevor das Abrufkontingent selbst erstellt werden kann, sind einige Vorbereitungen zu treffen:

Ratentyp

Bitte legen Sie einen Ratentypen an, der alleinstehend, also nicht von einem anderen Ratentypen abgeleitet, ist. Dieser Ratentyp muss unsichtbar und inaktiv für die MetaSearcher eingestellt werden.

Ratecode

Als nächstes benötigen Sie einen Ratecode. Der Zeitraum legt fest, wann das Abrufkontingent buchbar sein soll. Für die Zimmertypen, die buchbar sein sollen, hinterlegen Sie den vereinbarten Zimmerpreis pro Nacht.

In diesem Fall könnte man im Zeitraum von Anreise 11.10.2022 bis Abreise 14.10.2022 Zimmer der Kategorien STD und KOM buchen, vorausgesetzt, Sie geben die Verfügbarkeiten dafür im Ratenplan auch frei.

Public-Raten

Im Bereich Public-Raten müssen nun der Ratentyp und der Ratecode miteinander verknüpft werden.

Ratenplan

Im nächsten Schritt muss der Ratenplan korrekt eingestellt werden. Wenn Sie den Ratenplan öffnen, in den Ratentypen für das Abrufkontingent umschalten und sich den Monat aufrufen, in dem die Übernachtungen stattfinden sollen, sehen Sie, dass Sie die entsprechenden Tage bearbeiten können (vorausgesetzt, Sie haben in den Bereichen Ratecode und Public-Raten alles richtig gemacht ).

Im Feld Rate sehen, Sie den Preis, den Sie im Ratecode eingegeben haben. Der zu bearbeitende Zeitraum ist abhängig von dem Gültigkeitszeitraum, den Sie dem Ratecode zugeordnet haben.

Hier im Ratenplan müssen Sie nun noch angeben, wie viele Zimmer Sie dem Vertragspartner zugesagt haben.

In diesem Beispiel sind die Zimmer wie folgt buchbar:

• 11. - 12.10.2022: 0 STD und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)

• 12. - 13.10.2022: 10 STD (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung) und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)

• 13. - 14.10.2022: 2 STD (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung) und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)

Dadurch, dass die unterschiedlichen Belegungsmöglichkeiten der Zimmertypen zu einer Kategorie gruppiert werden, ist es also in der Nacht vom 12. - 13.10.2022 nicht möglich 26 Zimmer (10+10+3+3) zu buchen, sondern lediglich 13, da die freigemeldeten Zimmer pro Kategorie wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung verfügbar sind.

Kunde

Nun wird noch ein Kundendatensatz benötigt. Es ist lediglich erforderlich, die Kontaktdaten auszufüllen. Weitere Angaben zu “Sichtbare Ratentypen” etc. sind für ein Abrufkontingent nicht erforderlich.

Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen. Sie können mit der Anlage des Abrufkontingentes starten:

Kunde

Wählen Sie aus der Dropdown Liste den Kunden aus, für den Sie das Abrufkontingent erstellen möchten.

Zeitraum

Geben Sie an, in welchem Zeitraum die Übernachtungen für das Abrufkontingent stattfinden. Dieser Zeitraum entspricht dem Zeitraum, den Sie auch in Ihrem Ratecode für das Kontingent angegeben haben. Das Enddatum bezieht sich nicht auf den Abreisetag, sondern auf den Tag, an dem die letzte Übernachtung stattfindet.

Verfallsdatum

Geben Sie an, bis zu welchen Datum das Kontingent online buchbar sein soll.

Stichwort

Legen Sie fest, welches Stichwort die Bucher auf Ihrer OnePageBooking eingeben müssen, um Zugriff auf die Sonderkonditionen zu erhalten.

Veranstalter-Passwort

Mit Hilfe eines Veranstalter-Passwortes kann der Veranstalter auf der OnePageBooking im Bereich der Abrufkontingente einsehen, wie viele Gäste sich bereits ein Zimmer (online) reserviert haben.

Bestellerdaten verlangen

Dieses Feld sollten Sie auf jeden Fall immer anhaken, damit die Namen der Gäste auf der OnePageBooking im Bereich der Abrufkontingent-Buchungen abgefragt werden.

Ratentyp

Hier wählen Sie den Ratentypen aus, den Sie zuvor vorbereitet haben.

Kinder

Bisher waren Abrufkontingentbuchungen nur für erwachsene Gäste möglich. In Zukunft sollen auch Kinder in diesem Bereich mit gebucht werden können, was vor allem für Abrufkontingente zu Familienfeiern (zum Beispiel Hochzeiten) hilfreich ist.

In Zukunft können Sie an dieser Stelle einen Ratentypen wählen aus dem HotelControl die Kinderpreise zieht, die als Aufschläge im Abrufkontingent-Bereich buchbar sind - so wie auf der Public Seite auch.

Reservierungsbedingung

Wählen Sie die Reservierungsbedingung aus, die in Verbindung mit dem Abrufkontingent gelten soll.

Texte

• Titel: wird im oberen Bereich auf der Buchungsmaske im Abrufkontingent des Kunden angezeigt

• Buchungsmaske: wird im oberen Bereich auf der Buchungsmaske im Abrufkontingent des Kunden angezeigt, unterhalb des Titels

• Bestätigungstext: wird auf der Bestätigungs-E-Mail an den Bucher angezeigt, an der Stelle, an der der Platzhalter [allotmentText] verwendet wurde

Sie können diese Texte als Hotel formulieren oder Sie fragen den Veranstalter, ob er vielleicht eigene Texte angezeigt haben möchte.

Sichtbare Zimmertypen

Bitte wählen Sie die Zimmertypen aus, für die Sie Preise im Ratecode hinterlegt haben.

Enhancement

An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.

Enhancement hinzufügen

An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.

Enhancement entfernen

An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.

Foto

Für jedes Abrufkontingent können Sie ein eigenes Foto für die Darstellung im oberen Bereich auf Ihrer OnePageBooking hochladen. Sie können ein eigenes Foto wählen oder den Veranstalter bitten, Ihnen ein Foto (oder auch das Firmenlogo als Bilddatei) zukommen zu lassen. Das Foto laden Sie hier, nachdem Sie das Kontingent gespeichert haben:

Wie kann man aus dem Abrufkontingent buchen? in Entwicklung - Navigation

Sie können Ihren Kunden zwei Wege anbieten, über die die Bucher das Kontingent finden können:

1. Sie aktivieren in der “Navigation” die Verlinkung zum Login für das Abrufkontingent:
   
   

    

   Die Bucher können dann über das Menü auf Ihrer OnePageBooking die Loginseite für das Kontingent ansteuern:
   
   

   
   Das Stichwort eingeben:
   
   

   und den Buchungsprozess starten.

2. in Entwicklung - funktioniert noch nicht Alternativ können Sie Ihren Kunden auch einen Link zur Verfügung stellen. Klickt man diesen an, gelangt man direkt in den Buchungsbereich für das Abrufkontingent. Sie erhalten den Link, indem Sie in HotelControl im gewünschten Abrufkontingent auf das Wort “Link” klicken:
   
   

   
   Oberhalb der Kontingente öffnen sich dann die Direktlinks in deutsch und englisch:
   
   

   
   Den benötigen Link können Sie markieren, kopieren und per E-Mail verschicken.