MICEBooking Implementation Guide

Einstellungen

Tagungsangebote, Inklusivleistungen & Stornofristen

Im Angebotsvergleich zeigen Sie Ihrem Kunden auf einen Klick, welches Angebot das passende für seine Wünsche ist. Günstige Raummiete oder Tagungs-Komplettpaket mit Verpflegung. Kostenfreie Stornierungsmöglichkeit und Zahlung vor Ort oder Sparpotential durch Vorauszahlung. Die Kriterien, die für Ihr Haus wichtig sind, legen Sie ganz individuell selbst fest.

Beispiel:

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• Differenzieren Sie Ihre Tagungsangebote z.B. nach Tagungsdauer, Inklusivleistungen, Mindestteilnehmerzahl, Zahlungsart oder Stornofrist.

• Checken Sie Ihre Kalkulationen auf Plausibilität. Im Angebotsvergleich ist auch für den Kunden sichtbar, wenn die Pauschale MAXI für 80 € nur eine Tasse Kaffee mehr enthält als die Pauschale MINI für 60 €.

Zielgruppengerechte Angebote

Denken Sie auch an zielgruppen-gerechte Angebote für Ihre potentiellen Online-Bucher, die kein Interesse haben an „Tagungsraum mit parlamentarischer Bestuhlung, 2 Standard-Kaffeepausen mit Gebäck und 3-Gang-Menü nach Wahl des Küchenchefs“, sondern an Kreativ-Workshops, Barcamps und Worldcafés.

Beispiel:

• Basis-Paket: Nur Raummiete + Technik

• Catering: Frei kombinierbar aus kreativen Pausenangeboten

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Die Veranstaltungs-Extras können Sie in MICEBooking ganz individuell gestalten:

• Anzahl, Benennung und Beschreibung

• Gruppierung (Kategorien) und Zuordnung zu Pauschalen und Räumen

• Kalkulation und Preis (pro Person, pro Tag, einmalig usw.)

Yieldmanagement Ihrer Tagungsangebote

MICEBooking bietet Ihnen die Möglichkeit, jedes Tagungsangebot pro Raum und pro Tag unter Yield-Aspekten zu bepreisen.

Beispiele:

• Die Tagungspauschale A kostet im beliebten Tagungspenthaus mit Dachterrasse 10 € mehr als im schlichten Seminarraum ohne Tageslicht.

• Die Tagungspauschale B ist samstags und sonntags um 8 € günstiger.

• Zu beliebten Terminen/Messen wird die Stornofrist von 28 auf 42 Tage hochgesetzt.

Tagungsräume & Tagungsraumvergleicher

Zeigen Sie Ihren Kunden auf einen Klick, welche Merkmale Ihre verschiedenen Tagungsräume haben. Größe, Tageslicht, technisches Equipment, Klimaanlage, Bestuhlungsvarianten. Die Kriterien legen Sie selbst fest.

Beispiel:

• Bestuhlungsgrößen, Kapazitäten und Merkmale je Raum definierbar

• Einfache Konfiguration von Raum-Kombinationen

• Pro Raum - detaillierte Beschreibung und bis zu 10 Bilder. Denken Sie rechtzeitig an gute Fotos z.B. von verschiedenen Bestuhlungsvarianten und hochwertige Grundrisse

Livegang

Vorbemerkung

Planen Sie Zeit ein, um das gesamte Team zu schulen. MICEBooking kann, richtig eingeführt, Ihre 24/7- Tagungsabteilung sein. Tagungsinteressenten können auch am Wochenende/am Abend von jedem Mitarbeiter auf die Webseite verwiesen werden, wo sie Preise und Verfügbarkeit von Tagungsräumen live prüfen können.

Planen Sie Zeit und Budget für begleitende Marketingaktivitäten ein, um Ihre Kunden und Interessenten an Instant Booking MICE heranzuführen und um neue Kundengruppen zu gewinnen.

Die nachfolgenden Tipps und Tricks wurden z.T. im Rahmen unseres Kundenseminars „So geht Tagung heute!“ mit Gabriele Schulze erarbeitet.

Integration von MICEBooking in die Website

Auf der Tagungsseite:

Ein versteckter Button „Jetzt online buchen“ wird sicher nicht den gewünschten Traffic auf die Booking Engine bringen.

Idealerweise integrieren Sie ein auffälliges Buchungs-Widget/einen Tagung-Buchen-Button in ihre Tagungsseite. Verlinken Sie auch von jedem Tagungsraum und von jeder Tagungspauschale direkt auf die Booking Engine. Zur Einführung empfehlen wir einen großformatigen Störer und gegebenenfalls auch eine FAQ-/Hilfeseite.

Beispiel Buchungswidget

Beispiel Störer

Auf der gesamten Website:

Wenn Sie einen Blog und/oder einen News-Bereich haben, schreiben Sie dort über Ihr neues Angebot „Tagungsraum mit und ohne Zimmer online buchen“.

Achten Sie in der gesamten Menüführung der Webseite darauf, Ihre Kunden nicht zu verwirren. Ein Button „BUCHEN“, der zur Zimmerbuchung führt, wird auf der Tagungsseite irritieren. Idealerweise benennen Sie alle Buttons/Menüpunkte neu und eindeutig, z.B. „ZIMMER BUCHEN“ und „TAGUNG BUCHEN“.

Beispiele:

HotelNetSolutions | Demoseite:

4-Sterne-Hotel | Deutschland

Marketing & Kommunikation

Nutzen Sie alle Kommunikationswege für Ihr MICE-Marketing!

• Online-Bucher-Rabatt: Bieten Sie den ersten Online-Buchern einen attraktiven Rabatt. (Buchungscodes erstellen Sie ganz einfach im Backend).

• Testbericht |& Online-Benefits: Gewinnen Sie einen Kunden, der über seine positiven Erfahrungen (Zeitgewinn, sofortige Bestätigung usw.) berichtet, und schreiben Sie einen entsprechenden Blogbeitrag.

• E-Mail-Signatur: Verweisen Sie in Ihrer E-Mail-Signatur auf die neue MICE-Online-Buchung.

• Newsletter: Senden Sie Newsletter an Ihre Tagungskunden mit dem direkten Link zur Tagungsbuchung und mit (persönlichen) Buchungscodes.

• Direkte Ansprache: Ihr Kunde fragt telefonisch an? Bieten Sie ihm an, ihn einmal durch die Buchungsmaske zu führen. Auch alle Anfragen außerhalb der Arbeitszeiten der Tagungsabteilung können direkt auf die OnlineBuchung hingewiesen werden.

• Special Offers & Saisonale Angebote: Erstellen sie Specials, die ausschließlich online buchbar sind (z.B. Weihnachtsfeier).