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Allgemeines

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1. In der Bestellübersicht sehen Sie zunächst die Filtermöglichkeiten, mit Hilfe derer Sie bestimmte Gutscheine suchen können.

2. Es besteht die Möglichkeit, alle gekauften Gutscheine in eine Exceldatei zu exportieren, um beispielsweise eigene Auswertungen zu erstellen.

3. Die Legende erklärt, in welchen Farben die gekauften Gutscheine angezeigt werden können.

4. Sofern schon einige Gutscheine verkauft wurden, können Sie an dieser Stelle auf eine beliebige Seite der gekauften Gutscheine wechseln.

5. Im unteren Bereich sind alle gekauften Gutscheine einzeln und detailliert aufgelistet.

Rechnungsdokument aufrufen

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Klicken Sie auf das PDF-Symbol, um das Rechnungsdokument zu diesem Gutschein zu öffnen. Das ist nur dann möglich, wenn Sie zuvor alle notwendigen Einstellungen korrekt vorgenommen haben:

• Bilder

• Settings → Allgemeine Einstellungen → optionale Einstellungen der Mehrwertsteuersätze, falls der Rechnungsversand genutzt wird

• Settings → Zahlungsarten

• Extras → Steuersatz

• Gutscheine → (optional) Rechnungsmodalitäten

• Gutscheine → (optional) Attribute hinzufügen → Rechnungsmodalitäten(relevant falls automatischer Rechnungsversand)

Gutscheine löschen

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Durch Klick auf das “rote X” löschen Sie Gutscheine aus der Datenbank.

Gutschein bearbeiten

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Durch Klick auf das Stift-Symbol öffnen Sie die Bearbeiten-Funktion:

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1. Klicken Sie auf “Speichern”, um Ihre Änderungen an der Bestellung zu bestätigen.

2. Klicken Sie auf “Bestellung senden”, um die Bestätigungs-E-Mail samt Gutscheinanhang noch einmal an den Käufer zu schicken.

3. Klicken Sie auf “Rechnung senden”, um die Rechnung an den Käufer zu senden. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie zuvor alle nötigen Einstellungen für den Rechnungsversand vorgenommen haben.

4. Klicken Sie auf “manuelle Bestätigungsmail”, um dem Käufer den Gutscheinkauf mit Hilfe der Vorlage zur manuellen Bestätigungsmail zukommen zu lassen.

5. Klicken Sie auf “Historie”, um Änderungen anzuschauen, die bereits vom System oder von Ihren Mitarbeitern an dem Gutschein vorgenommen wurden:
   

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2. Klicken Sie auf “Drucken”, um sich alle Details zu diesem Gutschein auf einer Übersicht anzeigen zu lassen:
   

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2. Klicken Sie in das kleine Kästchen, um den Gutschein als “bezahlt” zu markieren.

3. Klicken Sie in das kleine Kästchen, um den Zeitstempel zu hinterlegen, wann der Gutschein per Post verschickt wurde, sofern der Käufer diese Versandmethode gewählt hatte.

4. Muss ein Gutschein storniert werden, klicken Sie bitte in dieses kleine Kästchen.

5. Für die interne Kommunikation können Sie an dieser Stelle einen Hotelkommentar hinterlegen.

6. Sofern keine Zahlungsschnittstelle angebunden ist und der Käufer die Zahlungsart “Kreditkarte” gewählt hat, können Sie hier die Kreditkartendaten bis zu 30 Tage nach Gutscheinkauf einsehen. Nach 30 Tagen werden die Daten unwiderruflich gelöscht.
   

Gutscheindetails

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Nach einem Klick auf dieses Symbol werden Ihnen weitere Details zur Bestellung angezeigt. Alle in diesem Vorgang gekauften Gutscheine, werden unterhalb der hier rot markierten Zeile angezeigt:

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Gutschein-PDF anzeigen

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Klicken Sie hier, um sich sich den Gutschein als PDF Datei anzeigen zu lassen:

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Gutscheindetails bearbeiten

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Ein Klick auf dieses Stift-Symbol öffnet weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für den bestellten Gutschein:

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1. Übernehmen Sie die Änderungen, die Sie an diesem Gutschein vorgenommen haben.

2. Bearbeiten Sie das Layout des erstellten Gutscheins.

3. An dieser Stelle markieren Sie einen Gutschein als “eingelöst”.

4. Durch Klick auf das Kalender-Symbol können Sie Teileinlösungen für diesen Gutschein verbuchen:
   

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2. Sofern die verwendete Gutscheinvorlage den Platzhalter “Widmung” enthält und der Käufer eine Grußbotschaft hinterlegt hat, können Sie diese hier bei Bedarf anpassen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

   1. Öffnen Sie die Bestellübersicht.

   2. Suchen Sie den betroffenen Gutschein.

   3. Öffnen Sie die Gutscheindetails zu diesem Gutschein.

   4. Öffnen Sie die Bearbeiten-Funktion in den Gutscheindetails.

   5. Passen Sie die Grußbotschaft an.

   6. Klicken Sie auf “Gutschein bearbeiten”.

   7. Klicken Sie auf “Speichern”.

   8. Klicken Sie auf “Speichern”.

   9. Leeren Sie Ihren Browser Cache.

   10. Öffnen Sie die PDF Datei des Gutscheins.

3. Für die interne Kommunikation können Sie hier einen Kommentar des Hotels hinterlegen.

4. Sofern falsche Mehrwertsteuersätze hinterlegt waren, können Sie die Steuer an dieser Stelle korrigieren.

Wo können meine Mitarbeiter (im Restaurant oder SPA Bereich) den Gutschein einlösen

Wenn Mitarbeiter im Hotel keinen Zugang zum VoucherBooking Backend haben, können sie dennoch eine Möglichkeit erhalten, Gutscheine einzulösen. Dazu nutzen Sie den folgenden Link:

https://vbooking.de/v3/Redeem.aspx?code=hotelID

hotelID müssen Sie zuvor bitte durch Ihr individuelles Kürzel ersetzen. Dieses finden Sie hier:

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Auf dieser Seite müssen Sie dann nur noch den auf dem Gutscheinabgebildeten Code in das Feld “Gutscheincode” eintragen und prüfen, ob der Gutschein gültig ist. Wenn ja, kann er durch klick auf den Button “Gutschein einlösen” oder “Gutschein Teileinlösung” auch direkt eingelöst werden.

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