Ratecodes

Der Bereich “Ratecodes” wird für ganz unterschiedliche Einstellungen in HotelControl benötigt.

Grundsätzlich legt man hier Ratecodes, genauer gesagt, Preisinformationen in Verbindung mit Gültigkeitszeiträumen an.

Je nachdem welches Zeil verfolgt wird, ist der Ratecode unterschiedlich anzulegen:

Ratecode anlegen

Zuerst klicken Sie auf “Ratecode hinzufügen”.

Im nächsten Schritt füllen Sie die Felder entsprechend aus:

1. Bitte legen Sie einen Zeitraum fest, in dem der Ratecode gültig sein soll. Wenn er dauerhaft gültig bleiben soll, aktivieren Sie bitte “Rate ist dauergültig” und lassen die Zeitraum-Eingabe leer.

2. Geben Sie Ihrem Ratecode einen Namen.

3. Tagen Sie den für jede Kategorie und deren Belegung gewünschten Preis ein. Die Abkürzungen vor den Eingabefeldern entsprechen den Codes, die Sie Ihren Zimmertypen hier zugeordnet haben.

4. Speichern Sie den Ratecode ab.

Wenn Ihr Ratecode je nach Wochentag einen unterschiedlichen Preis haben soll, klicken Sie bitte vor der Preiseingabe auf “Wochentage einblenden”. Dann können Sie jeden Tag einzeln befüllen:

Nachdem Sie einen Ratecode gespeichert haben, finden Sie ihn in Ihrer Ratecode-Übersicht wieder. Hier gibt es noch einige weitere Funktionen:

1. Wenn Sie den Ratecode für die tägliche Preispflege im Ratenplan nutzen möchten, ist es notwendig, ihm einen Code zuzuordnen. Diesen können Sie frei wählen, indem Sie Buchstaben und/oder Zahlen kombinieren. Bitte verwenden Sie keine Sonder- und/oder Leerzeichen. Den Code geben Sie bitte einfach in das ovale Feld ein. Öffnen Sie dazu bitte nicht die Bearbeiten-Funktion des Ratecodes. Ihre Eingabe speichern Sie, indem Sie am unteren Rand der Seite (links) auf “Code aktualisieren” klicken.

   

2. Mit Hilfe der Kopier-Funktion können Sie Ratecodes duplizieren.

3. Durch Klick auf dieses Symbol “<>” ändert sich die Wochentag-Einstellung. Haben Sie einen Ratecode angelegt, indem Sie für jeden Wochentag einen eigenen Preis eingetragen haben und klicken anschließend auf “<>”, dann wird aus den sieben Spalten eine. Haben Sie einen Ratecode mit einem einheitlichen Preis angelegt und Sie klicken auf “<>”, erhalten Sie nachträglich die Möglichkeit, für einzelne Tage in diesem Ratecode abweichende Preise zu hinterlegen.

4. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, öffnet sich eine Bearbeiten-Funktion.

5. Ein Klick auf den Papierkorb löscht Ihren Ratecode.

6. “Index” und “Kunden” können Sie in diesem Bereich vernachlässigen. Die Ratecodes werden hier alphabetisch sortiert aufgelistet und im Kundenportal werden spätestens seit der Version 5 keine Ratecodes mehr direkt verknüpft.

Ratecode für einen alleinstehenden Ratentypen

Jeder alleinstehende Ratentyp, der seinen Preis nicht von einem anderen Ratentypen übernimmt, muss mit einem Ratcode verknüpft werden, der den Ratentypen “bereit macht”, im Ratenplan bearbeitet zu werden, aber auch Daten aus der Hotelsoftware zu empfangen.

Man kann sich also merken:

Nachdem Sie Ihren Ratentypen erstellt haben, schauen Sie sich bitte die Bereiche 1 und 2 an:

Wenn 1 “Ignore” anzeigt, muss ein Ratecode mit Ihrem Ratentypen verknüpft werden.

Wenn 2 keinen Eintrag hat (also keine Verknüpfung vorliegt), muss ein Ratecode mit Ihrem Ratentypen verknüpft werden.

Wenn 1 “Ignore” anzeigt und 2 keinen Eintrag hat (also keine Verknüpfung vorliegt), muss ein Ratecode mit Ihrem Ratentypen verknüpft werden.

Somit gilt für das angezeigte Beispiel: Die BAR muss mit einem Ratecode verknüpft werden, die Frühbucher Rate nicht.

Dazu legen Sie im Bereich “Ratecodes” einen Ratecode an. Die Verknüpfung erfolgt im nächsten Schritt im Bereich “Public-Raten”.

Für die Anlage des Ratecodes gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, je nachdem wie Sie arbeiten:

Die Preise kommen aus der Hotelsoftware

Wenn Sie Ihre Preise aus der Hotelsoftware an HotelControl übermitteln lassen, legen Sie Ihren Ratecode bitte wie folgt an:

• Bezeichnung: frei wählbar (häufig verwendet werden: BAR, Basis, Buchbarkeit, nicht löschen”)

• dauergültig

• Wochentage nicht eingeblendet

• 0,00 in allen Kategorien und Belegungen

0,00 bedeutet 0,00 €. Da wir Ihre Hotelzimmer nicht verschenken möchten, ist Ihr Hotel nicht buchbar, sobald ein Preis in Höhe von 0,00 € geladen ist. Ihre Hotelsoftware wird den 0,00 €-Preis überschreiben. Somit sind Sie immer solange buchbar, wie die Hotelsoftware uns Preise schickt. Über diese Variante ist es möglich, dass Sie immer rollierend X Tage im Voraus buchbar sind. Mit jedem Nachtlauf übermittelt uns die Hotelsoftware die Buchbarkeit für einen weiteren Tag in der Zukunft.

Die Preise werden in HotelControl gepflegt, es wird mit unterschiedlichen BAR-Stufen gearbeitet, die Preise können also täglich unterschiedlich eingestellt werden

Wenn Sie Ihre Preise in HotelControl pflegen und mit unterschiedlichen BAR-Stufen arbeiten, legen Sie Ihre Ratecodes bitte wie folgt an:

• Bezeichnung: frei wählbar (häufig verwendet werden: BAR, Basis, Buchbarkeit, nicht löschen”)

• dauergültig

• Wochentage nicht eingeblendet

• 0,00 in allen Kategorien und Belegungen

Zusätzlich benötigen Sie die Ratecodes für Ihre Bar-Stufen:

• Bezeichnung: frei wählbar (BAR1, BAR2, BAR3, rot, grün, gelb, 100, 110, 120,…)

• dauergültig (Die Gültigkeit wird durch Zuordnung der Ratecodes im Ratenplan eingestellt.)

• Wochentage nicht eingeblendet

• X,XX in allen Kategorien und Belegungen (Bitte tragen Sie den Preis für jede Kategorie und deren Belegungsmöglichkeiten ein, den Sie in dieser BAR Stufe erhalten möchten.)

• pro BAR-Stufe wird ein eigener Ratecode benötigt.

• Bitte vergessen Sie nicht jedem der BAR-Stufen Ratecodes auch einen Code zuzuteilen.

0,00 bedeutet 0,00 €. Da wir Ihre Hotelzimmer nicht verschenken möchten, ist Ihr Hotel nicht buchbar, sobald ein Preis in Höhe von 0,00 € geladen ist. Im Ratenplan werden Sie dann durch Zuordnung der unterschiedlichen BAR-Stufen-Ratecodes den 0,00 €-Preis überschreiben. Somit sind Sie immer solange buchbar, wie Sie die Preise im Ratenplan gepflegt haben. Bei dieser Arbeitsweise empfiehlt es sich, nicht rollierend buchbar zu sein, sondern bis zu einem festen Stichtag, und die Buchbarkeit in regelmäßigen Abständen zu verlängern.

Die Preise werden in HotelControl gepflegt, es gelten unterschiedliche Saisonzeiten

Wenn Sie Ihre Preise in HotelControl pflegen und mit einigen eher wenigen Saisonzeiten arbeiten, legen Sie am besten einen Ratecode pro Saisonzeit an:

• Bezeichnung: frei wählbar (Frühling, Sommer, High, Low, HS, NS,…)

• Bitte geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Saison an. Sie haben zwei Möglichkeiten:

  • Sie können für jeden einzelnen Saisonabschnitt einen eigenen Ratecodes anlegen.

  • Falls Saisonpreise wiederkehren (im Frühjahr und im Herbst beispielsweise der gleiche Preis gilt), dann können Sie die Gültigkeit so festlegen, dass das Startdatum dem Beginn der Frühjahrssaison entspricht und das Enddatum dem Ende der Herbstsaison. Damit der Ratecode dann im Sommer nicht gilt, können Sie ihn für den Zeitraum der Sommersaison im Bereich “Ratecodes schließen” sperren. Für den Sommer legen Sie dann einen eigenen Ratecode an, der in dem Zeitraum gültig ist, in dem Sie den Ratecode für Frühjahr und Herbst geschlossen haben.

• Wochentage einblenden: Bitte entscheiden Sie selbst, ob innerhalb Ihrer Saisonzeiten an Wochenenden (oder bestimmten Tagen) abweichende Preise gelten als unter der Woche (oder an anderen Tagen).

• X,XX in allen Kategorien und Belegungen (Bitte tragen Sie den Preis für jede Kategorie und deren Belegungsmöglichkeiten ein, den Sie in dieser Saisonzeit erhalten möchten.)

Die Preise werden in HotelControl gepflegt, es gilt das ganze Jahr über der gleiche Preise (ggf. mit Abweichungen an Wochenenden)

Wenn Sie Ihre Preise in HotelControl pflegen und das ganze Jahr über der gleiche Preis gilt, reicht Ihnen ein Ratecode aus. Diesen legen Sie wie folgt an:

• Bezeichnung: frei wählbar (BAR, Hauspreis,…)

• Bitte geben Sie als Gültigkeitszeitraum den Zeitraum an, in dem Sie buchbar sein möchten und für den Sie auch Verfügbarkeiten im Ratenplan eingetragen haben.

• Wochentage einblenden: Bitte entscheiden Sie selbst, ob an Wochenenden (oder bestimmten Tagen) abweichende Preise gelten als unter der Woche (oder an anderen Tagen).

• X,XX in allen Kategorien und Belegungen (Bitte tragen Sie den Preis für jede Kategorie und deren Belegungsmöglichkeiten ein, den Sie in dieser Saisonzeit erhalten möchten.)

Ratecode für eine Firmenrate

Sollten Sie Firmenraten über Ihre OnePageBooking buchbar machen, werden Sie auch dafür Ratentypen benötigen. Sie können dabei unterschiedlich vorgehen:

• Wenn Sie einen Firmenratentypen von Ihrer Hauptrate ableiten (mit einem prozentualen oder Festpreis-Rabatt), benötigen Sie keinen Ratecode.

• Wenn Sie die Preise für Ihre Firmenraten auch aus der Hotelsoftware schicken möchten, legen Sie bitte einen eigenen Ratentypen an und verknüpfen mit diesem den gleichen Ratecode, den Sie auch mit Ihrer Hauptrate verknüpft haben. Das ist der Ratecode, den Sie zu 0,00 € und dauergültig angelegt haben.

• Wenn Sie einen festen Vertragspreis mit der Firma vereinbart haben, legen Sie den Ratecode so an, dass er in dem Zeitraum gültig ist, in dem der Vertrag läuft. Außerdem hinterlegen Sie die Preise für alle Kategorien und Belegungsmöglichkeiten, die Sie angeboten haben. Kategorien und/oder Belegungsmöglichkeiten, die Sie nicht anbieten möchten, behalten eine 0,00 eingetragen und werden damit nicht buchbar sein. Nachdem Sie den Ratecode gespeichert haben, verknüpfen Sie ihn im Bereich “Public-Raten” mit dem Ratentypen, den Sie für die Firma erstellt haben.

Ratecode für ein Abrufkontingent

Wenn Sie ein Abrufkontingent in HotelControl einstellen möchten, legen Sie dafür bitte zunächst einen eigenen Ratentypen an. Im nächsten Schritt erstellen Sie den Ratecode. Dieser muss in dem Zeitraum gültig sein, in dem die Übernachtungen zum Kontingent stattfinden. Das Enddatum entspricht dabei dem letzten Tag, an dem noch eine Übernachtung möglich ist. Es handelt sich dabei nicht um den Abreisetag (sondern den Tag davor).

Bitte tragen Sie die vereinbarten Preise in die entsprechenden Kategorie- und Belegungsfelder ein.

Nachdem Sie den Ratecode gespeichert haben, verknüpfen Sie ihn im Bereich “Public-Raten” mit dem Ratentypen, den Sie für das Abrufkontingent erstellt haben.

Ratecode für ein Package

Für den Package Bereich muss man wissen, dass die Ratecodes, in Verbindung mit Packages, nicht mit pro-Nacht-Preisen, sondern mit Komplett-Preisen arbeiten.

Auch für die Packages gibt es unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten.

Package mit Festpreis

Die einfachste Variante für die Package-Anlage ist es, einen festen Preis für das Package anzubieten, der immer gilt, wenn das Package buchbar ist. Dazu legen Sie den Ratecode wie folgt an:

• Bezeichnung: frei wählbar (am besten so, dass man den Code dem Package gut zuordnen kann)

• Gültigkeit: Bitte geben Sie ein, wann das Package zu diesen Konditionen buchbar sein soll.

• Die Funktion “Wochentage einblenden” benötigen Sie in folgenden Situationen:

  • Sie möchten einzelne Wochentage als Anreisetage ausschließen: Dann aktivieren Sie “Wochentage einblenden” und lassen an den betroffenen Wochentagen in allen Kategorien und Belegungsmöglichkeiten 0,00 eingetragen.

  • Sie möchten an bestimmten Anreisetagen (z.B. an Wochenenden) andere Preise für das Package verlangen als an anderen Anreisetagen (z.B. unter der Woche). Dann aktivieren Sie “Wochentage einblenden” und hinterlegen in den unterschiedlichen Spalten unterschiedliche Preise.

• Bei der Preiseingabe beachten Sie bitte, dass in den Packages nicht mit pro-Nacht-Preisen gearbeitet wird. Sie müssen also bitte in allen Kategorien und Belegungen den kompletten Preis für den gesamten Aufenthalt und alle Personen eintragen. Für die Erstellung des Preises liest HotelControl nur das Preisfeld des Anreisetages aus.

Beispiel:

Das Angebot “Berlin zum Verlieben” würde, wenn man diesen Ratecode im Package verknüpft im ganzen Jahr 2023 in den Kategorien STD und SUP jeweils für 2 Personen buchbar sein. Alle anderen Zimmertypen wären nicht buchbar.
Bei einer Anreise am Montag, Donnerstag oder Sonntag kostet das gesamte Angebot 360,00 € in der Kategorie STD und 400,00 € in der Kategorie SUP. Erfolgt die Anreise an einem Freitag oder Samstag, wäre das gesamte Angebot 40,00 € teurer (Gesamtaufschlag, nicht pro Nacht).
Möchte der Gast an einem Dienstag oder Mittwoch anreisen, kann er das Angebot nicht buchen.

Package mit Preis aus der Hotelsoftware

Sie können Ihr Package auch so anlegen, dass wir den Preis aus der Hotelsoftware verarbeiten. Dazu müssen Sie pro Package einen eigenen Ratentypen anlegen, denn die Hotelsoftwaresysteme können unsere Package IDs nicht direkt anspielen, es würde zu einer Fehlermeldung kommen. Die Hotelsoftware schickt den Preis dann an den Ratentypen, den Sie im Package verknüpfen. Da man aber ein Package nicht abspeichern kann, wenn man ihm keinen Ratecode zugeordnet hat, muss auch ein Ratecode erstellt werden. In diesem darf nicht der Preis 0,00 hinterlegt werden, da das zur Folge hätte, dass Ihr Package gar nicht buchbar wäre. Sie legen Ihren Ratecode in diesem Fall bitte wie folgt an:

• Bezeichnung: frei wählbar (häufig genutzt: Buchbarkeit Package)

• Gültigkeit: Bitte geben Sie ein, in welchem Zeitraum das Package buchbar sein soll.

• Die Funktion “Wochentage einblenden” benötigen Sie, wenn Sie einzelne Wochentage als Anreisetage ausschließen möchten. Dazu aktivieren Sie “Wochentage einblenden” und lassen an den betroffenen Wochentagen in allen Kategorien und Belegungsmöglichkeiten 0,00 eingetragen.

• Für alle Tage, Belegungen und Kategorien, die Sie anbieten möchten, hinterlegen Sie bitte 0,001 in den Preisfeldern.

Package mit Logispreis aus der Hotelsoftware plus Aufschlag für Inklusivleistungen

Wenn Sie nicht für jedes Package einen eigenen Ratentypen anlegen, die Packagepreise aber dennoch yielden möchten, können Sie auch so vorgehen, dass Sie den Grundpreis für Ihr Package aus dem Hauptratentypen ziehen. Dieser beinhaltet in der Regel Ihren Logispreis, manchmal Logis inklusive Frühstück.

Diesen Ratentypen können Sie mit Ihrem Package verknüpfen und den Preis als Grundpreis berücksichtigen. Ist dann die Hauptrate teurer, wird automatisch das Package teurer. Ist die Hauptrate günstiger, wird auch das Package günstiger buchbar sein.

In der Regel sind in einem Paket aber weitere Leistungen inkludiert. Diese summieren Sie auf und hinterlegen den Aufschlag für die weiteren Inklusivleistungen im Ratecode.

Beispiel:

Das Paket beinhaltet:

2 Übernachtungen inklusive Frühstück (dieser Wert soll aus dem Hauptratentypen übernommen werden)

1 x Begrüßungsgetränk zu 4,00 € pro Person

1 x Stadtführung zu 8,00 € pro Person

1 x Museumseintritt zu 5,00 € pro Person

1 x 3-Gang-Menü zu 35,00 € pro Person

1 x 4-Gang-Menü zu 48,00 € pro Person

Der Aufschlag, der auf die Hauptrate aufgeschlagen werden muss, beträgt somit 4,00 € + 8,00 € + 5,00 € + 35,00 € + 48,00 € = 100,00 € pro Person. Der Ratecode muss damit wie folgt angelegt werden:

Auch in diesem Fall könnte man über die Funktion “Wochentage einblenden” einzelne Tage für die Anreise sperren, indem man 0,00 hinterlegt, oder einen Wochenendaufschlag hinzufügen, indem man bei Anreise am Wochenende noch etwas auf den Wert aufschlägt.

Package mit dynamischer Anzahl an Nächten

Bei der Anlage eines Packages muss festgelegt werden, wie viele Nächte das Package beinhaltet. Ggf. möchten Sie die Auswahl der Nächteanzahl den Gästen überlassen, weil Ihr Package mit einem pro Nacht-Preis kalkuliert werden kann. In diesem Fall muss im Package im Feld “Nächte” eine 0 angegeben werden. Im Ratecode legen Sie dann den pro-Nacht-Preis für Ihr Package fest:

• Bezeichnung: frei wählbar (am besten so, dass man den Code dem Package gut zuordnen kann)

• Gültigkeit: Bitte geben Sie ein, in welchem Zeitraum das Package buchbar sein soll.

• Die Funktion “Wochentage einblenden” benötigen Sie, wenn Sie einzelne Wochentage als Anreisetage ausschließen möchten. Dazu aktivieren Sie “Wochentage einblenden” und lassen an den betroffenen Wochentagen in allen Kategorien und Belegungsmöglichkeiten 0,00 eingetragen.

• Für alle Tage, Belegungen und Kategorien, die Sie anbieten möchten, hinterlegen Sie bitte den Preis pro Nacht, den Ihr Package kosten soll.