Abrufkontingente sind ein festes Zimmerkontingent , das man einem Vertragspartner für einen bestimmten Aufenthaltszeitraum fest zugesagt hat. Für ein solches Kontingent werden in der Regel Sonderkonditionen angeboten. Jeder Teilnehmer der Veranstaltung bucht sich sein Zimmer selbst aus diesem Kontingent (der Abruf erfolgt also nicht über eine Namensliste durch den Veranstalter). Alle Zimmer, die bis zu einem vereinbarten Stichtag nicht abgerufen wurden, fallen automatisch in den freien Hotelverkauf zurück.
Wenn Sie ein Abrufkontingent über HotelControl und damit über Ihre OnePageBooking buchbar machen möchten, sollten Sie die Zimmer in Ihrer Hotelsoftware auf jeden Fall blocken, damit sie nicht doppelt, also über die Public Seite und über das Abrufkontingent verkauft werden können.
Abrufkontingente sind nicht mit der Hotelsoftware verknüpfbar. Dennoch bieten sie Vorteile:
Die Gäste buchen ihr Zimmer selbständig online, niemand muss die Reservierung telefonisch entgegen nehmen oder per E-Mail bearbeiten.
Durch die Reservierung über die OnePageBooking erhält der Bucher nach Buchungsabschluss ganz automatisch eine Reservierungsbestätigung per E-Mail. Wichtig dafür ist allerdings, dass Sie den Text “Zimmerabrufkontingent: Buchungsbestätigung-E-Mail-Text” im Menüpunkt “Texte” in HotelControl gepflegt haben. Falls nicht, bekommt der Bucher eine leere Buchungsbestätigungs-E-Mail.
Die Buchung wird automatisch an Ihre Hotelsoftware übermittelt (sofern eine Schnittstelle eingerichtet ist) und muss dort nur noch dem Block, also der Veranstaltung, zugeordnet werden.
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Vorbereitung
Bevor das Abrufkontingent selbst erstellt werden kann, sind einige Vorbereitungen zu treffen:
Ratentyp
Bitte legen Sie einen Ratentypen an, der alleinstehend, also nicht von einem anderen Ratentypen abgeleitet, ist. Dieser Ratentyp muss unsichtbar und inaktiv für die MetaSearcher eingestellt werden.
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HINWEIS: Wenn Sie häufiger mit Abrufkontingenten arbeiten, brauchen Sie nicht zwingend für jedes Kontingent einen eigenen Ratentypen. Sofern immer nur ein Abrufkontingent parallel in Ihrem Hotel “übernachtet”, reicht ein Ratentyp aus, Sie können ihm im Bereich “Public-Raten” mehrere Ratecodes (für unterschiedliche Zeiträume) zuordnen. Erst wenn mehrere Abrufkontingente zur gleichen Zeit “abgewohnt” werden, müssen Sie mehrere Ratentypen anlegen, damit sich die Teilnehmer der unterschiedlichen Kontingente nicht gegenseitig die Zimmer weg buchen. |
Ratecode
Als nächstes benötigen Sie einen Ratecode. Der Zeitraum legt fest, wann das Abrufkontingent buchbar sein soll. Für die Zimmertypen, die buchbar sein sollen, hinterlegen Sie den vereinbarten Zimmerpreis pro Nacht.
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In diesem Fall könnte man im Zeitraum von Anreise 11.10.2022 bis Abreise 14.10.2022 Zimmer der Kategorien STD und KOM buchen, vorausgesetzt, Sie geben die Verfügbarkeiten dafür im Ratenplan auch frei.
Public-Raten
Im Bereich Public-Raten müssen nun der Ratentyp und der Ratecode miteinander verknüpft werden.
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Ratenplan
Im nächsten Schritt muss der Ratenplan korrekt eingestellt werden. Wenn Sie den Ratenplan öffnen, in den Ratentypen für das Abrufkontingent umschalten und sich den Monat aufrufen, in dem die Übernachtungen stattfinden sollen, sehen Sie, dass Sie die entsprechenden Tage bearbeiten können (vorausgesetzt, Sie haben in den Bereichen Ratecode und Public-Raten alles richtig gemacht 
).
Im Feld Rate sehen, Sie den Preis, den Sie im Ratecode eingegeben haben. Der zu bearbeitende Zeitraum ist abhängig von dem Gültigkeitszeitraum, den Sie dem Ratecode zugeordnet haben.
Hier im Ratenplan müssen Sie nun noch angeben, wie viele Zimmer Sie dem Vertragspartner zugesagt haben.
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In diesem Beispiel sind die Zimmer wie folgt buchbar:
11. - 12.10.2022: 0 STD und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)
12. - 13.10.2022: 10 STD (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung) und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)
13. - 14.10.2022: 2 STD (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung) und 3 KOM (wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung)
Dadurch, dass die unterschiedlichen Belegungsmöglichkeiten der Zimmertypen zu einer Kategorie gruppiert werden, ist es also in der Nacht vom 12. - 13.10.2022 nicht möglich 26 Zimmer (10+10+3+3) zu buchen, sondern lediglich 13, da die freigemeldeten Zimmer pro Kategorie wahlweise zur Einzel- oder Doppelbelegung verfügbar sind.
Kunde
Nun wird noch ein Kundendatensatz benötigt. Es ist lediglich erforderlich, die Kontaktdaten auszufüllen. Weitere Angaben zu “Sichtbare Ratentypen” etc. sind für ein Abrufkontingent nicht erforderlich.
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Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen. Sie können mit der Anlage des Abrufkontingentes starten:
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Kunde
Wählen Sie aus der Dropdown Liste den Kunden aus, für den Sie das Abrufkontingent erstellen möchten.
Zeitraum
Geben Sie an, in welchem Zeitraum die Übernachtungen für das Abrufkontingent stattfinden. Dieser Zeitraum entspricht dem Zeitraum, den Sie auch in Ihrem Ratecode für das Kontingent angegeben haben. Das Enddatum bezieht sich nicht auf den Abreisetag, sondern auf den Tag, an dem die letzte Übernachtung stattfindet.
Verfallsdatum
Geben Sie an, bis zu welchen Datum das Kontingent online buchbar sein soll.
Stichwort
Legen Sie fest, welches Stichwort die Bucher auf Ihrer OnePageBooking eingeben müssen, um Zugriff auf die Sonderkonditionen zu erhalten.
Veranstalter-Passwort
Mit Hilfe eines Veranstalter-Passwortes kann der Veranstalter auf der OnePageBooking im Bereich der Abrufkontingente einsehen, wie viele Gäste sich bereits ein Zimmer (online) reserviert haben.
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HINWEIS: Alle Buchungen, die Sie über das Telefon oder per E-Mail annehmen und direkt in Ihre Hotelsoftware eintragen, werden in dieser Liste nicht berücksichtigt. |
Bestellerdaten verlangen
Dieses Feld sollten Sie auf jeden Fall immer anhaken, damit die Namen der Gäste auf der OnePageBooking im Bereich der Abrufkontingent-Buchungen abgefragt werden.
Ratentyp
Hier wählen Sie den Ratentypen aus, den Sie zuvor vorbereitet haben.
Reservierungsbedingung
Wählen Sie die Reservierungsbedingung aus, die in Verbindung mit dem Abrufkontingent gelten soll.
Texte
Titel: wird im oberen Bereich auf der Buchungsmaske im Abrufkontingent des Kunden angezeigt
Buchungsmaske: wird im oberen Bereich auf der Buchungsmaske im Abrufkontingent des Kunden angezeigt, unterhalb des Titels
Bestätigungstext: wird auf der Bestätigungs-E-Mail an den Bucher angezeigt, an der Stelle, an der der Platzhalter [allotmentText] verwendet wurde
Sie können diese Texte als Hotel formulieren oder Sie fragen den Veranstalter, ob er vielleicht eigene Texte angezeigt haben möchte.
Sichtbare Zimmertypen
Bitte wählen Sie die Zimmertypen aus, für die Sie Preise im Ratecode hinterlegt haben.
Enhancement
An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.
Enhancement hinzufügen
An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.
Enhancement entfernen
An dieser Stelle legen Sie fest, ob man in Verbindung mit einer Buchung aus dem Abrufkontingent auch Extraleistungen hinzu buchen können soll - und wenn ja, welche.
Foto
Für jedes Abrufkontingent können Sie ein eigenes Foto für die Darstellung im oberen Bereich auf Ihrer OnePageBooking hochladen. Sie können ein eigenes Foto wählen oder den Veranstalter bitten, Ihnen ein Foto (oder auch das Firmenlogo als Bilddatei) zukommen zu lassen. Das Foto laden Sie hier, nachdem Sie das Kontingent gespeichert haben (max. 3 MB und als Full HD [1920 x 1080 Pixel]):
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Wie kann man aus dem Kontingent buchen?
Sie können Ihren Kunden zwei Wege anbieten, über die die Bucher das Kontingent finden können:
Sie aktivieren in der “Navigation” die Verlinkung zum Login für das Abrufkontingent:
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Die Bucher können dann über das Menü auf Ihrer OnePageBooking die Loginseite für das Kontingent ansteuern:
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und den Buchungsprozess starten.
Alternativ können Sie Ihren Kunden auch einen Link zur Verfügung stellen. Klickt man diesen an, gelangt man direkt in den Buchungsbereich für das Abrufkontingent. Sie erhalten den Link, indem Sie in HotelControl im gewünschten Abrufkontingent auf das Wort “Link” klicken:
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